PGD-e

Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e)

La Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e) constituye una pieza esencial para la implantación efectiva de la administración electrónica. Debemos gestionar los documentos electrónicos de una manera adecuada para que éstos se conviertan en auténticas evidencias de las actividades que desarrolla la administración, o sea, para que los documentos electrónicos se conviertan en fuente de garantía de derechos y obligaciones.

En líneas generales, la PGD-e es la herramienta que nos dice cómo vamos a gestionar los documentos electrónicos de nuestra organización, detallando los distintos procesos que les afectan (registro, clasificación, descripción, etc.) y quiénes son los responsables de esa gestión, asignando distintos roles. Su aprobación por la Presidencia la convierte en un documento de alto nivel y, por tanto, de obligado cumplimiento.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, se refiere a la PGD-e como "orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La Política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida".

Conscientes de la importancia de dicho documento, el Comité de Administración Digital de la Diputación de Cádiz, en sesión de 19 de octubre de 2018, propuso erigir un grupo de trabajo interdisciplinar para su elaboración (técnicos, archiveros, juristas y gestores). Dicho grupo se creó formalmente mediante decreto de 6 de noviembre de 2018, si bien su composición y objetivos fueron modificados por decreto de 9 de noviembre de 2020. La coordinación del mismo ha sido encomendada al archivero de la UTAE.

A día de hoy ya se cuenta con un borrador del documento. Con carácter previo a su aprobación, el grupo de trabajo establecerá diversas estrategias para su comunicación (web, redes sociales, sesiones formativas, etc.) e implementación (por áreas, sectorial, etc.), al objeto de garantizar su conocimiento entre el personal y la puesta en práctica de las directrices contenidas en la PGD-e.

En esta página publicaremos cuantas noticias, documentos, etc. afecten al avance de los trabajos.