PGDE-DPCA

Política de Gestión de Documentos Electrónicos

La política de gestión de documentos electrónicos constituye una pieza esencial para la implantación efectiva de la administración electrónica. Debemos gestionar los documentos electrónicos de una manera apropiada para que estos se conviertan en auténticas evidencias de las actividades que desarrolla la administración, o sea, para que los documentos electrónicos se conviertan en fuente de garantía de derechos y obligaciones.

En líneas generales, la política es la herramienta que nos dice cómo vamos a gestionar los documentos electrónicos de nuestra organización, detallando los distintos procesos que les afectan (registro, clasificación, descripción, etc.) y quiénes son los responsables de esa gestión, asignando diferentes roles. Su aprobación por la Presidencia la convierte en un documento de alto nivel y, por tanto, de obligado cumplimiento.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, se refiere a la política de gestión de documentos electrónicos como "orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida".

Conscientes de la importancia de dicho documento, el Comité de Administración Digital de la Diputación de Cádiz, en sesión de 19 de octubre de 2018, propuso erigir un grupo de trabajo interdisciplinar para su elaboración (técnicos, archiveros, juristas y gestores). Dicho grupo se creó formalmente mediante decreto de 6 de noviembre de 2018, si bien su composición y objetivos fueron modificados por decreto de 9 de noviembre de 2020. La coordinación del mismo se encomendó al archivero de la UTAE.

La Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Diputación de Cádiz (PGDE-DPCA) fue aprobada por decreto de 5 de marzo de 2021. Puede consultarla en formato PDF o en formato HTML.

La PGDE-DPCA preveía que el cuadro de clasificación funcional y el esquema institucional de metadatos debían incorporarse como anexos a la misma una vez estuviesen elaborados. De este modo, el Cuadro de Clasificación Funcional de la Diputación Provincial de Cádiz (CCF-DPCA) fue aprobado por decreto de 6 de junio de 2022 e incorporado como anexo I y el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico de la Diputación Provincial de Cádiz (EMGDE-DPCA) aprobado por decreto de 2 de febrero de 2023 e incorporado como anexo II. Ambos constituyen instrumentos fundamentales para una adecuada gestión de los documentos. El cuadro de clasificación muestra cómo están estructurados los documentos de la organización y el esquema de metadatos describe y documenta los metadatos que se emplean en ella.

El Archivo Electrónico Único (AEU) es el "conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes" (Real Decreto 203/2021, art. 55.1). El AEU es otro de los elementos esenciales para la gestión de los documentos electrónicos que se menciona en la PGDE, al hablar, por ejemplo, de la conservación (apdo. 1.6.8) y de la transferencia de documentos (apdo. 1.6.9). Se trata de un componente de suma relevancia para el sistema, ya que permite el tratamiento de los documentos durante todo su ciclo de vida. Para su creación se formó un grupo de trabajo interdisciplinar, aprobado por decreto de 5 de abril de 2023. Tras varios meses trabajando en la integración y configuración de las distintas herramientas implicadas, la puesta en marcha del AEU se verificó el 2 de octubre de 2023 y se aprobó por medio de decreto de 3 de noviembre de 2023.

A día de hoy, seguimos apostando por una gestión eficiente de los documentos electrónicos a través de la mejora, revisión y actualización del sistema que lo sustenta.