Diputación de Cádiz
24 de mayo de 2012
Inicio :: Diputación de Cádiz → Áreas → Sociedad Información → Proyectos → Aplicativo de Secretaria General
Aplicativo de Secretaria General
La aplicación de Secretaria General gestiona de manera telemática e integral la tramitación de Decretos y la documentación relacionada, así como de la elaboración y remisión de extractos, y la composición automática del libro de Decretos.
El proyecto ha servido de palanca para la introducción masiva de la firma electrónica en la Diputación, de forma que desde la fecha de su puesta en marcha, todos los decretos, traslados, notificaciones y certificados se gestionan exclusivamente mediante firma electrónica a nivel de toda la corporación y organismos dependientes.
Este proyecto ha sido subvencionado a través de la Orden de Incentivos de 2006 de la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa, y se ha desarrollado tomando como base tecnológica el Modelo Objetivo de Ayuntamiento Digital (MOAD), plataforma propuesta por la Junta de Andalucía como eje central para su estrategia de modernización y de desarrollo de la Administración Electrónica en las Entidades Locales.
El objetivo principal del proyecto ha sido instrumentar la modernización de la gestión de los procedimientos de la Secretaría General a través de una aplicación que permita gestionar de manera integral, telemática e incorporando la firma electrónica de toda la documentación, todo el flujo de tramitación de los Decretos y documentos asociados, así como toda la gestión de las sesiones de los distintos Órganos Colegiados de una administración local.
Al ser la generación de Decretos una de las principales tareas en el funcionamiento diario de la Diputación, todas la Áreas y Servicios de la Diputación así como los Organismos Autónomos se han beneficiados de la puesta en marcha de esta aplicación.
Los beneficios para los usuarios se traducen en una ayuda para la realización de su trabajo en la tramitación de estos procedimientos. Desde el punto de vista de la Secretaría General, los beneficios han sido muchos pero podríamos destacar la generación automatizada del Libro de Decretos, la gestión de Extractos de los decretos para su remisión a la Junta de Andalucía, así como la capacidad para integrarse con otras aplicaciones lo que posibilita el control de todos lo decretos en un solo sistema y posibilita la composición del libro de Decretos. Desde el punto de vista de ciudadanía y empresas, los beneficios se traducen en un menor tiempo de tramitación de los expedientes con la Diputación.
El módulo de Gestión de Decretos, está implantado para el conjunto de la Diputación y Organismos dependientes desde noviembre de 2008. Durante el año 2009, y a fecha de 28 de enero de 2010 el sistema ha tramitado 26.719 Decretos, 7.171 Notificaciones, 5.363 Traslados, 812 Certificados. Estos datos revelan el importante impacto que ha tenido en el funcionamiento interno de la Diputación y su repercusión en toda la gestión posterior de cara a Ayuntamientos y Ciudadanía.
Al haberse realizado una consultoría en profundidad de los procedimientos de Secretaría General en la que se implicaron tanto el Secretario General como la Vicesecretaria, así como la Asesoría Jurídica y el Gabinete Técnico de Presidencia, se han optimizado y normalizado todos los flujos de los trámites involucrados, y por tanto, esta aplicación es perfectamente implantable en cualquier Ayuntamiento o Diputación de Andalucía o España.
Una vez desplegada la firma electrónica en el marco de este proyecto, que ha supuesto el uso de la misma a nivel de la presidencia y cargos electos de la corporación, directores de área, jefes de servicio, y tramitadores, que conforman un escenario de 292 usuarios que utilizan firma electrónica y de cerca de 600 usurarios que tramitan a través de la aplicación; ha permitido que otros proyectos corporativos hayan incorporado o están incorporando la firma electrónica de forma masiva en los procesos de gestión y tramitación administrativa (contratación y compras, planes de obra, asesoría jurídica y trámites corporativos de la Diputación de Cádiz.
Por tanto, dado el novedoso enfoque en la tramitación de estos procedimientos internos de la Diputación, así como por ser la única Diputación Andaluza, y de las primeras de España que cuenta con un sistema para este cometido, presentamos nuestra candidatura a los presentes premios a la categoría de “Mejor iniciativa de i-Administración”.
Dentro de la estrategia de Diputación para actuaciones en Ayuntamientos para el año 2010, está previsto implantar esta aplicación para los Ayuntamientos a los que damos servicio.
Al usar todos los componentes de administración electrónica de la Junta de Andalucía y todos los elementos del MOAD, la aplicación permite la integración de otras aplicación corporativas a través de Web Services y XML, con lo cual todas las aplicaciones que generen datos y que desemboquen en la generación de un decreto lo hacen por este medio, lo que posibilita que la gestión de decreto se haga desde una sola aplicación, haciendo posible así la generación automática del libro de Decretos y la gestión de extractos.
Por otra parte, ha facilitado y normalizado el trabajo, tanto del personal que se encarga de tramitar los decretos (personal administrativo), como de los responsables que supervisan los mismos (Jefes de Servicios y Directores de Área), así como la firma de los cargos electos (Diputados y Presidente).
Dentro de los objetivos conseguidos con la aplicación de Gestión de Decretos podemos señalar los siguientes como los de mayor impacto:
-
Racionalización de la tramitación actual de los decretos y documentación relacionada, reduciendo, simplificando o eliminando trámites y alcanzando una mayor homogeneidad de criterios en los procesos.
-
Homogeneización y normalización horizontal de toda la Diputación y sus respectivas áreas del catálogo de plantillas de los documentos que se generan en el sistema.
-
Implantación de un gestor de expedientes electrónico que ha facilitado, entre otras cosas: la generación electrónica de documentos, la gestión de las diferentes firmas implicadas en la tramitación del decreto, el estado y situación de los documentos.
-
Mejora de la comunicación entre las áreas de la Diputación implicadas.
-
Mejora y optimización de los tiempos que conlleva la tramitación de los decretos y la documentación relacionada.
-
Implantación de la firma electrónica para la firma de los documentos generados.
-
Integración automatizada con todos los sistemas de información corporativos que generan propuestas de decretos (facturas, obras, recaudación, contratación y personal).
-
Reducción de tiempos de tramitación de decretos.
-
Reducción de errores de producción de los documentos.
-
Homogeneización del contenido común de los documentos: cabeceras según las disposiciones de firma, catálogo de pies de recursos, etc.
-
Homogeneización de los procedimientos de composición de los decretos y de su tramitación.
-
Homogeneización de plantillas acordes al nuevo manual de identidad.
A continuación se detallan las principales funcionalidades que cubre la aplicación:
-
Gestión integral de los decretos desde su propuesta hasta su firma.
-
Creación de propuestas de decretos a partir de plantillas (generales y/o específicas de cada servicio gestor).
-
Generación del libro de decretos como resultado del trabajo de todos los servicios gestores.
-
Validación de propuestas de decretos según ciclos de revisión.
-
Seguimiento de estados del decreto y de su documentación relacionada.
-
Gestión de los firmantes que intervienen en toda la documentación que se genera en el aplicativo. Inclusión de la firma digital.
-
Emisión automática de toda la documentación relacionada:
-
Decretos
-
Notificaciones
-
Traslados
-
Certificados
-
Oficios de remisión
-
Relación de extractos
-
Diligencias de apertura y cierre del libro de decretos
-
Libro de decretos
-
-
Integración con las aplicaciones corporativas siguientes:
-
Sicalwin
-
Observa
-
Sistema de Compras y Contratación
-
Registro de Personal
-
AEPSA
-
Aplicativo de gestión de obras
-
Aplicación de Asesoría Jurídica
-
Desde el punto de vista del los usuarios, la aplicación posibilita:
-
Acceso a la documentación que genera cada usuario desde la sección “Mi trabajo”.
-
Acceso a la documentación generada en el Servicio.
-
Generación de Decretos y de los documentos asociados a los Decretos como son las Notificaciones, Traslados, y Certificados de una manera normalizada y con facilidades en la generación del documento.
-
Envío de documentos a la cadena de firmantes, con firma electrónica.
-
Permite realizar Búsquedas de estos documentos de diferentes maneras, por filtros y o a través de un buscador tipo Google que busca dentro de los documentos.
Beneficios para la Secretaría General de la Diputación de Cádiz:
-
Normalización y centralización del proceso de creación del decreto.
-
Generación automatizada del Libro de Decretos.
-
Gestión de Extractos de los decretos para su remisión a la Junta de Andalucía.
-
Capaz de integrarse con otras aplicaciones para importar datos que desembocan en la generación de un decreto. En Diputación se ha integrado esta aplicación con:
-
Contabilidad
-
Compras y Contratación
-
Asesoría Jurídica
-
Registro de Personal
-
Con cualquier aplicación de futuro, posibilitando el control de todos los decretos en un solo sistema, y generando la composición del libro de Decretos.
-
Señalar que ha supuesto un gran esfuerzo de desarrollo e implantación, pero con unos resultados espectaculares, ya que el funcionamiento de estos trámites internos se consideran como el motor de funcionamiento de la Diputación.
El proyecto de Gestión de Decretos de la Diputación de Cádiz, al haberse liberado como software libre al RRSSLLEELL de la CICE, se ha posibilitado su implantación en otros organismos con un coste reducido, tanto en entidades supramunicipales como municipales, como por ejemplo la Diputación Provincial de Málaga, y el Ayuntamiento de Tomares.
